Aufbewahrungsfristen bei Kreditunterlagen

Beim Thema Aufbewahrungsfristen unterscheidet man auch im Fall von Kreditunterlagen zwischen Gewerbetreibenden und Privathaushalten. Wie die Empfehlungen beziehungsweise die gesetzlichen Vorgaben im Detail aussehen verrät dieser Artikel.

Wer sich darüber Gedanken macht, ob und wie lange er seine Kreditunterlagen aufbewahren muss, hat in der Regel bereits einen Vertragsabschluss und meist auch bereits einen großen Teil seiner Tilgung hinter sich. Für alle, die vorausdenken und erst auf der Suche nach einem passenden Kredit sind, empfiehlt sich das Internet als gute Informationsquelle. Hier finden Sie alle Kurzzeitkredit Anbieter im Vergleich.

Aufbewahrung von Kreditunterlagen in Privathaushalten

Grundsätzlich gibt es für Privathaushalte keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Unterlagen, wie Dokumenten, Rechnungen oder anderen relevanten Belegen. Empfohlen wird jedoch eine mindestens zweijährige Ablage wichtiger Schreiben und Rechnungen. Insbesondere bei Verträgen und Polizzen wird jedoch eine Aufbewahrung über die gesamte Laufzeit oder mehr empfohlen. Das trifft auch auf Kreditunterlagen zu, die in der Regel über diese zwei Jahre hinausgehen. Nachdem der Kredit zurückbezahlt ist, können somit auch die dazugehörigen Unterlagen vernichtet werden.

Aufbewahrungsfristen für Privathaushalte im Kurzüberblick

Da es, wie bereits erwähnt, grundsätzlich keine gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt, werden im Folgenden die Empfehlungen für die Aufbewahrungsdauer zusammenfassend dargelegt.

Überblick zu den Empfehlungen zur Aufbewahrung von Unterlagen in Privathaushalten:

Art der Unterlagen	Aufbewahrungsempfehlung
Urkunden aus einem Personenstandsregister, wie zum Beispiel Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden der Angehörigen etc. Schulabschlüsse und Zeugnisse Kaufverträge über Immobilien ärztliche Gutachten	das ganze Leben lang
Unterlagen zur beruflichen Laufbahn, wie zum Beispiel Dienstverträge Kündigungen Gehaltsabrechnungen Anmeldungen/Abmeldungen der Sozialversicherung	mindestens bis zum Renteneintritt
Versicherungspolizzen zu Lebensversicherungen und anderen Vorsorgeprodukten	mindestens für die Vertragslaufzeit
Kreditunterlagen, Gerichtsurteile, gerichtliche Mahnbescheide etc.	mindestens 30 Jahre
Steuerunterlagen, wie zum Beispiel Bescheide	mindestens 6 Jahre
Kontoauszüge und Überweisungsbestätigungen	mindestens 4 Jahre
Kassenbelege und Rechnungen	mindestens 2 Jahre

Details dazu finden Sie in unserem Artikel zum Thema Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.

Achtung:

Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar, für die es auch für Privatpersonen verpflichtend ist, diese aufzubewahren. Die entsprechende Frist sollte auf der jeweiligen Rechnung angeführt sein und beträgt in der Regel zwei Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Aufbewahrung von Kreditunterlagen in Unternehmen

Die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende sind gesetzlich geregelt. Laut HGB (Handelsgesetzbuch) und AO (Abgabenordnung) müssen all jene Gewerbetreibende ihre Vertragsunterlagen und damit auch ihre Kreditunterlagen aufbewahren, die auch zur Führung einer Buchhaltung verpflichtet sind.

Grundsätzlich gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens sechs, teilweise auch zehn Jahren. Einen Überblick über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen findet man auf der Website der Handelskammer Hamburg.

Kreditunterlagen unterliegen für Gewerbetreibende demnach unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Handelt es sich um Unterlagen in Form von Korrespondenz müssen sie laut Gesetz für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Handelt es sich um Buchungsbelege zum Kreditvertrag, müssen diese nach dem Gesetz für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Beginn des Folgejahres nach Abschluss des Kreditvertrags. Wer beispielsweise im Jahr 2017 einen Kreditvertrag abgeschlossen hat, muss diese Kreditunterlagen (Korrespondenz) mindestens bis Ende 2023 aufbewahren. Bei den Zahlungsbelegen zum Kredit beginnt die Frist immer mit dem Ende des Jahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.

Aufbewahrung von Kreditunterlagen in den Kreditinstituten

Auch die Kreditinstitute sind selbstverständlich verpflichtet, ihre Kreditunterlagen aufzubewahren. Hier wird nach dem Gesetz nicht zwischen Kreditinstituten und anderen Unternehmen unterschieden. Die Aufbewahrungsfristen betragen somit auch hier mindestens sechs Jahre bei Korrespondenzen und mindestens zehn Jahre bei Zahlungsbelegen.

Kreditunterlagen aufbewahren, aber wie?

Auch hier wird wieder zwischen Unternehmen und privaten Haushalten unterschieden, da vor allem im privaten Bereich, wie bereits erwähnt, keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht (Ausnahme: Handwerkerrechnungen).

Aufbewahrung von Kreditunterlagen bei Gewerbetreibenden

Ist man als Unternehmer zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet, muss man diese nicht zwingend im Original – sprich in Papierform – aufbewahren. Auch in elektronischer Form, zum Beispiel auf Mikrofilm, können Unterlagen aufbewahrt werden und verlieren damit nicht an Gültigkeit.

Aufbewahrung von Kreditunterlagen im privaten Bereich

Im privaten Haushalt kann man seine Unterlagen selbstverständlich auch digital ablegen. In einigen Bereichen macht es jedoch Sinn, diese auf Papier und im Original aufzubewahren. Vor allem bei Gewährleistungsfällen wird häufig der originale Kassenbeleg oder die Originalrechnung gefordert um seine Ansprüche geltend zu machen.

Auch bei steuerlich relevanten Unterlagen und Belegen bewährt es sich in der Regel, diese nach Jahren sortiert im Original aufzubewahren. In diesen Bereich fallen auch Kreditunterlagen.

Infos zur Aufbewahrung von Kreditunterlagen im Überblick

• Privathaushalte müssen Kreditunterlagen nach dem Gesetz zwar grundsätzlich nicht aufbewahren – Empfehlungen zur Aufbewahrungsdauer beginnen jedoch bei mindestens zwei Jahren.
• Unternehmer unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht wenn sie eine Buchhaltung führen müssen.
• Die Kreditunterlagen müssen nicht zwingend im Original aufbewahrt werden. Unternehmer können auch auf Mikrofilm oder in ähnlicher digitaler Form archivieren. Bei Privaten empfiehlt sich die Aufbewahrung in Papierform – insbesondere bei steuerrelevanten Belegen.

Aufbewahrungsfristen bei Kontoauszügen für Selbständige

Die Aufbewahrungspflicht von Bankunterlagen gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch Privatpersonen und Selbstständiger müssen ihre Bankauszüge behalten. Hierbei gelten jedoch unterschiedliche Fristen. Das bedeutet, eine Privatperson muss ihre Bankauszüge nicht so lange aufbewahren, wie es für Selbstständige der Fall ist. Darüber hinaus sind die Bankauszüge natürlich auch sehr wichtig. Sie sollten zu den Büchern und Aufzeichnungen hinzugefügt werden.

Dementsprechend kann man später dem Finanzamt vorlegen, was man wirklich verdient hat und wie die Ausgaben aussahen. Deswegen muss man seine Bankauszüge mindestens 10 Jahre unter Verschluss halten. Bei Privatpersonen ist die Aufbewahrungspflicht wesentlich kürzer. Selbstverständlich ist es noch besser, wenn man die Bankauszüge einfach niemals wegwirft. Insofern kann man auch noch nach vielen Jahrzehnten vorlegen, wie der Bankverkehr vorher aussah. Das ist für Prognosen und ähnliche Prozesse sehr wichtig.

Wie sieht die gesetzliche Lage aus?

Die Aufbewahrungspflicht unterliegt nach §§ 257, 261 HGB Kaufleuten. In erster Linie sind das Inhaber eines Einzelunternehmens oder auch Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 i. V. m. §§ 140 ff AO gilt darüber hinaus auch für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und natürlich Selbstständige. Diese sind nicht im Handelsregister eingetragen und haben deswegen ihre eigenen Richtlinien. Allerdings sollte man etwas aufpassen. Sollte man ab den 1. Januar 2008 mehr als 50.000 Euro Gewinn erwirtschaften, dann ist die steuerliche Buchführung Pflicht. Dies gilt genauso für Selbstständig wie auch für Unternehmen.

Die Ausnahmen der Aufbewahrungspflicht

Selbstverständlich muss man nicht alle Kontoauszüge aufbewahren. Hier sind alleine die gemeint, die mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Private Kontoauszüge die beispielsweise Werbungskosten, außergewöhnliche Belastungen oder Sonderausgaben belegen sind von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen. Eine Ausnahme sind sogenannte Überschusseinkünfte. Hierbei muss der Steuerpflichtige, im Rahmen der Darlegungs- und Nachtweisungspflicht, auch Bankauszüge aufbewahren in denen wiederholende Werbungskostenabzüge vorhanden sind. Mit diesen Bankauszügen kann der Vorgang dann später nachgewiesen werden.

Wie lang muss man aufbewahren?

Die genaue Frist ist in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO geregelt. Auch hier wird wieder nach Unternehmen, Selbstständiger und Privatperson unterschieden. Die Mindestzeiträume sollten auf jeden Fall eingehalten werden. Ansonsten kann es zu Geldstrafen kommen. Selbstständig sollten, genauso wie Unternehmen, ihre Bankauszüge 10 Jahre aufbewahren. Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen. Sechs Jahre kann man dagegen Lohnkonten und empfangene Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahren und alles weitere kann schon nach zwei Jahren entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres.

Verschiedene Faktoren bestimmen diese Frist wie die letzte Eintragung in das Buch, die Bilanzen und der Jahresabschluss, wann Buchungsbelege entstanden sind oder Rechnungen ausgestellt worden sind.

Ein kleines Beispiel hierzu:

Der Jahresabschluss für 1997 wurde im Herbst 1998 erstellt. Berücksichtigt man nun die 10-jährige Aufbewahrungspflicht der Kontoauszüge, dann muss man bis zum Ablauf des Jahres 2008 warten. Die eigentliche Vernichtung der Bankauszüge ist dann am 01.01.2009 möglich. Dabei immer aufpassen, dass keine Ablaufhemmung vorhanden ist. Diese Ablaufhemmung kann in Kraft treten, wenn die Bankauszüge für die steuerlichen Unterlagen noch von Bedeutung sind. Hierbei ist die Aufbewahrungsfrist dann mit einer Festsetzungsfrist der Steuern verknüpft.

Wie sollte man die Bankauszüge aufbewahren?

Die Aufbewahrung ist immer abhängig von dem Papiertyp. Heute werden eigentlich nur noch hochwertige Papiersorten verwendet, die dann mit einem Laserverfahren beschriftet werden. Durch direkte Sonneneinstrahlung oder Feuchtigkeit können die Bankauszüge beschädigt werden. Deswegen sollte man sie an einem dunklen und trockenen Ort aufbewahren. Ebenso sollten sie nicht für jeden zugänglich sein. Perfekt sind spezielle Bankauszugsordner, die man schon für kleines Geld kaufen kann. Nach dem Gesetz muss man die Bankauszüge chronologisch, sachlich und geordnet sortieren. Man muss sofort ein bestimmtes Datum oder eine Gegebenheit finden, wenn dies gewünscht wird.

In der heutigen Zeit können die Kontoauszüge auch digital aufbewahrt werden. Das ist gerade beim Online-Banking sehr wichtig. Hierbei sollten die digitalen Bankauszüge auf einen Datenträger aufgezeichnet werden. Dieser muss gut gesichert sein.

Die Aufbewahrungspflicht für Bankauszüge im Überblick:

• Selbstständige müssen ihre Bankauszüge mindestens 10 Jahre aufbewahren. Hierbei ist es unwichtig ob digital oder auf Papier.
• Sollte die 10-jährige Pflicht nicht eingehalten werden, dann kann es zu Geldstrafen kommen.
• Bei den eigenen Bankauszügen immer auf die Ablauffrist achten. Nicht vor dieser die Auszüge zerstören.
• Die Bankauszüge für Selbstständige müssen sauber und ordentlich sortiert sein.
• Bei einer Ablaufhemmung dürfen die Bankauszüge nicht vernichtet werden.

Die richtige Aufbewahrung der Personalakte ist kein Kinderspiel

Wenn ein Angestellter das Unternehmen verlässt, dann sollte die Personalakte nicht direkt im Anschluss daran vernichtet werden. Es gibt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht der Personalakte. Wie lange und was genau aufgehoben werden muss, ist im folgenden ganz genau erläutert.

Inhaltsverzeichnis:

1. Nur Wichtiges gehört in die Personalakte
2. Ansprüche seitens des Angestellten für die Aufbewahrungsfrist der Personalakte sehr wichtig
3. Personalakten, die steuerliche Bedeutung haben
4. Personalakten mit Buchungsbelegen
5. WICHTIG: Personalakten nach dem Bundesdatenschutzgesetz aufheben und vernichten

Nur Wichtiges gehört in die Personalakte

Zu allererst muss einmal geklärt werden, welche Dokumente überhaupt in die Personalakte eines Angestellten gehören, damit gesagt werden kann, welche Dokumente wie lange aufgehoben werden müssen. Viele Arbeitnehmer stecken in diese Akte zu viele Unterlagen. Und viele von diesen Unterlagen sind nach dem Ausscheiden des Angestellten nur unnötiger Ballast. Vieles gehört einfach nicht mehr dazu. So sind es Bewerbungsunterlagen, die viele vor dem Eintritt in das Unternehmen auch zur Personalakte legen. Diese können sofort vernichtet werden, damit Platz für Neues geschaffen werden kann. Bei vielen anderen Sachen sollte der Arbeitgeber lieber noch warten, die Sachen zu entsorgen. Die Aufbewahrungsfristen der Personalunterlagen geben da sehr genau Auskunft.

Ansprüche seitens des Angestellten für die Aufbewahrungsfrist der Personalakte sehr wichtig

Wie immer, nach §195 des BGB, besteht die Möglichkeit, von einem Anspruch Gebrauch zu machen, notfalls diesen auch einzuklagen. Gerade bei einem Beschäftigungsverhältnis ist dieses nicht selten. Viele Angestellte, die unfreiwillig ihren Arbeitsplatz verlassen haben, werden im Nachhinein Ansprüche geltend machen. Ein gutes Beispiel ist zustehender Urlaubsanspruch, der durch den Betrieb nicht stattgegeben werden konnte. Der Arbeitnehmer hat drei Jahre Zeit, um einen Schadensersatzanspruch geltend zu machen. Schon alleine aus diesem Grund ist es ratsam, dass die Aufbewahrungsfrist der Personalakte eben drei Jahre beträgt.
Noch länger sind die Fristen da, wenn ein Versorgungsanspruch geltend gemacht werden soll. Bei einem Angestelltenverhältnis ist nicht selten der Rentenversicherungsträger ausschlaggebend dafür. Diese Ansprüche verjähren erst nach 30 Jahren. Von daher ist es gut, wenn die Unterlagen aus der Personalakte der Angestellten über diesen Zeitraum aufgehoben werden.
Gut zu wissen ist es, dass nach §199 BGB die Fristen erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres gelten. Die Aufbewahrungsfristen der Personalakten sollten daher immer erst zum Ende eines jeden Kalenderjahres kontrolliert werden.

Personalakten, die steuerliche Bedeutung haben

Dann, wenn die Unterlagen aus den Personalakten steuerlich relevant sind, müssen die Arbeitgeber eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren einhalten. Alle Unterlagen aus den Personalakten, die für die Gewinnermittlung etwa gebraucht werden, müssen daher für eine Zeit von 6 Jahren in dem Betrieb aufgehoben werden. Dabei ist es egal, ob die Daten in Papierform vorliegen, oder aber auf dem PC gesichert sind. Wichtig ist es, dass der Arbeitgeber darüber verfügen kann, wenn es wichtig ist.

Personalakten mit Buchungsbelegen

Immer dann, wenn der Arbeitgeber in den Personalakten auch Buchungsbelege hat, müssen diese Unterlagen 10 Jahre aufgehoben werden. Und müssen eben nur diese einzelnen Details 10 Jahre zugänglich sein, alles andere kann dann, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, aus der Personalakte entfernt werden.

Schon alleine dieser kurze Überblick zeigt, dass die Verwaltung einer Personalakte recht umfangreich ist. Die Aufbewahrung der Personalakte ist die eine Seite, dass dabei aber auch Pflichten und Fristen gelten, die andere. Gut beraten sind all die Unternehmen, die ihre notwendigen Unterlagen der einzelnen Akten über einen Zeitraum von 10 Jahren aufheben.

WICHTIG: Personalakten nach dem Bundesdatenschutzgesetz aufheben und vernichten

Ein entscheidender Punkt, den die Arbeitgeber einhalten müssen, ist bei der Vernichtung der Personalunterlagen zu sehen. Wenn alle möglichen Aufbewahrungsfristen der Personalakten abgegolten sind, müssen diese vernichtet werden. Dabei dürfen sie nicht einfach in den Papiermüll, sondern müssen sie so entsorgt werden, dass kein anderer Zugang zu den Daten oder Akten hat.
Gleiches ist auch schon in der Zeit der Aufbewahrung der Personalakte sehr wichtig. Niemand anderes, außer der Mitarbeiter der Personalabteilung darf Zugriff auf die Daten der Mitarbeiter haben. Dieses verbietet das Bundesdatenschutzgesetz, um die Mitarbeiter und ihre persönlichen Daten zu schützen.

Welche Aufbewahrungsfristen es bei Lohnunterlagen gibt

In jedem Unternehmen gibt es bergeweise Unterlagen. Gerade dann, wenn viele Arbeitnehmer eingestellt sind, machten die Lohnunterlagen da einen Großteil der Dokumente aus. Alljährlich, wenn hier aufgeräumt wird, stellen sich viele die Frage, bei welchen Lohnunterlagen die Aufbewahrungsfristen nun abgelaufen sind. Die Aufbewahrungspflicht bei Lohnunterlagen ist nach dem Handelsgesetzbuch geregelt, und besagt, dass ein Unternehmen sich 6 oder 10 Jahre an die Dokumente binden muss.
Welche Aufbewahrungsfristen bei Lohnunterlagen der Arbeitgeber einzuhalten hat, ist im weiteren Verlauf genau erklärt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Aufbewahrungsfristen bei Lohnkonten
2. Aufbewahrungsfristen der übrigen Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten
3. Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen, wenn diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind
4. Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen privater Haushalte

Aufbewahrungsfristen bei Lohnkonten

Das Lohnkonto muss jeder Arbeitgeber für seine Angestellten führen. Es ist für die steuerlichen Dinge des Unternehmens sehr wichtig. Auch bei geringfügig Beschäftigten ist ein solches Lohnkonto anzulegen, egal ist es da erst einmal, dass hier ja gar keine Abgaben anfallen werden. Die Vorgabe dazu liefert der § 28f Abs. 1 SGB IV. Punkte, die das Lohnkonto tragen müssen, sind ebenso vorgeschrieben. Die Unterlagen gelten als sehr wichtig, wenn es um die steuerrechtlichen Angelegenheiten des Unternehmens geht, und sind ein wichtiger Bestandteil für die Bescheinigungspflicht eines Unternehmens.
Genaue Vorgaben, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist neben dem schon genannten Paragrafen nicht gemacht. Das Unternehmen hat hier eigentlich freie Hand, muss aber für den Fall einer Betriebsprüfung eben die Unterlagen, Monat für Monat, auf die einzelnen Jahre aufgeteilt und von jedem Mitarbeiter nachweisen können.
Das Gesetz, § 41 EStG, sieht für die Lohnkonten eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vor. Eingeschlossen sind da alle weiteren Unterlagen, die zum Lohnkonto eines jeden Arbeitnehmers gehören. Wichtig zu wissen ist es, dass die Aufbewahrungsfrist zum Ende eines Kalenderjahres beginnt, für das die Aufzeichnungen gelten. In der Regel wird jedes Unternehmen nämlich erst zum Ende des Jahres eine Aufrechnung der Lohnkonten vornehmen.

Aufbewahrungsfristen der übrigen Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten

Neben den Lohnkonten sind viele weitere Unterlagen wichtig, die für den Lohnsteuerabzug eines jeden Mitarbeiter gebraucht werden. Dazu gehören etwa:

• Freistellungsbescheinigungen
• Reisekostenabrechnungen
• Fahrtenbücher
• Rechnungsbelege über Auslagenersatz
• Arbeitszeitliste

Bei all diesen Unterlagen kann gesagt werden, dass sich die Aufbewahrungsfrist auf 6 Jahre erstreckt. Die Aufbewahrungspflicht der Lohnunterlagen beginnt auch hier am letzten Tag des Kalenderjahres, aus dem die Unterlagen stammen. So endet die Aufbewahrung der Dokumente aus dem Jahr 2013 damit am 31. Dezember 2019.
Wie in allen anderen Fällen auch kann die Aufbewahrungsfrist verlängert werden. Wenn das Kalenderjahr steuerlich noch nicht abgeschlossen ist oder eine Buchprüfung noch läuft, kann sie verlängert werden.

Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen, wenn diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind

Bei den Lohnunterlagen, die gleichzeitig auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. So müssen all die Dokumente, die den Lohnunterlagen angehören, aber auch der Gewinnermittlung länger aufgehoben werden, als die anderen Unterlagen. Zu dieser Sorte gehören Unterlagen, wie:

• Lohnlisten
• Lohnsteuerunterlagen
• Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen
• Buchungsbelege
• Inventarlisten

Die nachfolgende Tabelle zeigt noch einmal deutlich, welche Unterlagen welchen Aufbewahrungsfristen unterliegen:

Art der Unterlagen	Aufbewahrungsfrist
Abrechnung von Aushilfen	10 Jahre
Meldung bei der Krankenkasse	bis zum Ende des Jahres, das auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgt
Buchungsbelege für die Finanzbuchhhaltung	10 Jahre
Lohn- und Gehaltskonten	6 oder 10 Jahre
Lohnsteueranmeldung	10 Jahre
Lohnsteuerkarte	bis zum Ende des Jahres, oder bis das Beschäftigungsverhältnis endet
Quittung über Zahlung des Arbeitslohns	10 Jahre

Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen privater Haushalte

Anders sieht es da bei den Lohnunterlagen der Privatpersonen auf. Eine gesetzliche Pflicht, dass sie einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, gibt es nicht. Angeraten wird es aber, dass diese dennoch nicht direkt vernichtet werden. Gerade in Bezug auf die Rentenzahlung kann es ratsam sein, dass diese ein Leben lang, spätestens aber bis zum Rentenalter aufgehoben werden. Wer die Aufbewahrung da nicht macht, der wird bei der Berechnung der Rentenhöhe schnell merken, dass Abweichungen, die geklärt werden müssen, nicht belegt werden können. Gerade Frauen, die in Erziehungsurlaub waren, werden auf diese Problematik stoßen. Wer dem Rentenversicherungsträger nicht belegen kann, welche Zeiten für den Rentenbezug angerechnet werden müssen, der wird mitunter deutlich weniger an Rentenzahlungen bekommen. Wäre die Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen eingehalten worden, so würde das Geld so fließen, wie eigentlich vorgesehen.

Welche Aufbewahrungsfristen bei Lieferscheinen gelten

Wer Waren kauft, der bekommt dafür auch einen Lieferschein. Und diese gilt es, als Unternehmer aufzubewahren. In der Abgabenordnung ist genau geregelt, wie lange die Aufbewahrungsfrist für die Lieferscheine ist, viele wissen aber schon mit einem Lieferschein gar nichts anzufangen. Der Grund ist der, dass nicht jedes Dokument, wo Lieferschein draufsteht, nur als Lieferschein angesehen wird.

Inhaltsverzeichnis:

1. Problematik bei der Abgrenzung von Lieferscheine
2. Welcher Zeitraum ist nun für die Lieferscheine die Aufbewahrungsfrist
3. In welcher Form müssen die Lieferscheine aufgehoben werden?
4. Fristverlängerung bei den Aufbewahrungsfristen der Lieferscheine

Problematik bei der Abgrenzung von Lieferscheine

Lieferscheine gehören zu den Handelsbriefen. Sie belegen, dass Waren ausgeliefert worden sind, geben Auskunft über das Datum und über die Stückzahl. Doch zeigt es sich heute, dass immer weniger Geschäftsvorfälle einen Lieferschein haben. Heute wird meist sogar ganz auf das Aufstellen des Lieferscheins verzichtet. Bei anderen wird die Rechnung gleichzeitig auch als Lieferschein genutzt. Wieder andere geben Frachtbriefe aus, die auch als Lieferschein gelten. Wer Ordnung in seine eigenen Unterlagen bringen muss, der wird daher nicht immer einen Lieferschein auch als diesen erkennen. Und schon beginnt das Problem, wenn die Aufbewahrungspflicht der Lieferscheine eingehalten werden soll. Welche Dokumente sind Lieferscheine – und wie lange müssen sie dann nun aufbewahrt werden.
Zu empfehlen ist es daher, sich alle Dokumente, die für einen geschäftlichen Vorgang bestimmt sind, auch genau angesehen werden. Vielleicht ist die Rechnung gleichzeitig auch der Lieferschein, vielleicht wurde ein solcher auch gar nicht ausgestellt. Pro Geschäftsvorfall wird es ein Dokument geben, welches die Lieferung in Auftrag gibt, die Bestätigung des Auftrags, eine Lieferanzeige, die Rechnung, einen Lieferschein und einen Zahlungsbeleg. Nicht jeder wird all diese Unterlagen haben, aber sieht genau so der Idealfall aus, mit dem die Buchführung am einfachsten zu handhaben ist.

Welcher Zeitraum ist nun für die Lieferscheine die Aufbewahrungsfrist

Fall 1: Der Lieferschein liegt auch als solcher vor
Wenn es zu einem Geschäftsvorfall einen eigenen Lieferschein gibt, dann wird dieser als Handelsbrief angesehen. § 147 der Abgabenordnung besagt, dass Handelsbriefe 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. In diesem Fall ist die Aufbewahrungsfrist für die Lieferscheine also genau sechs Jahre. Beachtet werden muss dabei aber, dass nicht dann, wenn der Lieferschein erstellt wird, auch die Frist beginnt. Nein, sie beginnt immer erst zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Lieferschein ausgestellt worden ist. Ein Lieferschein aus dem Jahr 2013 wird daher auch erst am 31.Dezember 2019 vernichtet werden können.

Fall 2: Der Lieferschein geht aus der Rechnung hervor
Wenn die Rechnung gleichzeitig Lieferschein und Rechnung ist, dann wird dieses nicht mehr zu den Handelsbriefen gezählt. In diesem Fall gilt die, dass die Lieferschein Aufbewahrungsfrist die ist, die auch für die Rechnungen eines Unternehmens gelten: 10 Jahre. Rechnungen gehören in die Sparte der Buchungsbelege und das Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Buchungsbelege über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzuheben. Mit dem Ablauf des 10. Jahres, nachdem die Rechnung ausgestellt worden ist, wird diese dann erst aus den eigenen Unterlagen entfernt werden können.

In welcher Form müssen die Lieferscheine aufgehoben werden?

Die Lieferscheine müssen nicht immer im Original aufgehoben werden. Ein Unternehmen, welches viele Geschäftsvorfälle über einen längeren Zeitraum hat, wird schnell merken, wie sich die Akten stapeln. Daher ist es jedem erlaubt, die Lieferscheine auch elektronisch zu erfassen. Dabei muss aber sichergestellt werden, dass die Lieferscheine bildlich und inhaltlich übereinstimmen. So können die einzelnen Belege eingescannt werden. Sie gelten aber nur dann als richtig, wenn darauf ein Eingangsstempel auch als dieser auszumachen ist. Dieses ist gerade bei elektronisch übermittelten Daten von Bedeutung. Sie müssten, damit alles seinen richtigen Gang geht, also erst ausgedruckt, mit dem Stempel versehen und dann ggf. wieder eingescannt werden.

Fristverlängerung bei den Aufbewahrungsfristen der Lieferscheine

Auch bei den Lieferscheinen kann es zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsfrist kommen. Dieses ist immer dann der Fall, wenn der Vorgang steuerlich noch nicht abgeschlossen ist. So kann durch eine Außenprüfung genau das Kalenderjahr, welches eigentlich archiviert werden kann, steuerlich relevant sein. Mit der Außenprüfung wird sich also die Aufbewahrungspflicht der Lieferscheine so verlängern, wie es Zeit braucht, um den Vorgang steuerlich abzuschließen.

Aufbeahrungsfristen bei Rechnungen – was gilt es zu beachten?

Ein Unternehmer wird für seine Dienstleistungen oder Waren eine Rechnung schreiben. Nicht nur die Form der Rechnung ist dabei sehr wichtig. Noch wichtiger ist es auch, dass die Rechnungen eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden müssen.

Wenn ein Unternehmer die Rechnungen zu früh vernichtet, kann sich unter Umständen großen Ärger mit den Behörden einhandeln. Auch wenn das Geschäftsjahr eigentlich schon durch die Steuererklärung als abgeschlossen gilt, ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, die Rechnungen aufzubewahren.

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen?
2. Verlängerung der Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen möglich!
3. Die Form, in der die Rechnungen aufbewahrt werden müssen!
4. Buchführungsprogramm ersetzt keine Archivierung von Rechnungen
5. Wer muss sich an die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen halten?
6. Rechnungen privater Haushalte

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen?

Rechnungen gehören zu den Dokumenten, die der Unternehmer 10 Jahre lang aufheben muss. Sie sind für die steuerlichen Dinge sehr wichtig und daher unterliegen Rechnungen einer so langen Aufbewahrungspflicht.
Die eigen erstellten Rechnungen sind eigentlich mit das Wichtigste überhaupt in der Buchführung eines Unternehmens. Mit diesen Dokumenten wird nachgewiesen, welche Einnahmen gemacht worden sind. Schon alleine dieses ist ein Grund, warum die Rechnungen eine so lange Aufbewahrungsfrist haben. Auch bei den Rechnungen, die der Unternehmer erhält, sind die gleichen Aufbewahrungsfristen zu finden. Sie haben für die steuerrechtlichen Gegebenheiten identisch hohe Auswirkungen und müssen daher ebenso 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Verlängerung der Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen möglich!

Immer dann, wenn ein Unternehmen einen Geschäftsvorgang noch nicht beendet hat, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. So kann dann, wenn das Geschäftsjahr steuerlich noch nicht beurteilt worden ist, die Frist zur Aufbewahrung der Unterlagen verlängert werden. Eine Außenprüfung, die oft noch Jahre nach dem eigentlichen Geschäftsjahr auch dieses betreffen kann, wird ebenso dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen der Rechnungen verlängert werden.

Die Form, in der die Rechnungen aufbewahrt werden müssen!

Viele Unternehmer, die zahlreiche Rechnungen ausstellen und erhalten, werden schnell merken, dass es ein Wust an Dokumenten ist, wenn alle Rechnungen einzeln abgeheftet werden. Dieses ist aber der wohl sicherste Weg, der bei der Aufbewahrungspflicht der Rechnungen gegangen werden kann. Wer die Rechnungen nach Datum sortiert, in einen Ordner heftet, wird immer und jede Rechnung, die nötig ist, sofort parat haben.
Die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen sieht aber auch vor, dass die Rechnungen elektronisch gespeichert werden können. Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes besagt, dass ein Doppel der Rechnung immer parat sein muss. Unter diesem angesprochenen Doppel ist also auch eine Kopie zu verstehen, die elektronisch gespeichert werden kann. Dass diese Kopie inhaltlich und optisch identisch mit dem Original sein muss, ist daher Voraussetzung.

Buchführungsprogramm ersetzt keine Archivierung von Rechnungen

Auch die meisten kleinen Unternehmen arbeiten heute mit Buchführungsprogrammen. Eine einmal erstellte Rechnung kann so immer wieder aufgerufen werden. Das Verwalten von erstellten Rechnungen, wann der Zahlungseingang erfolgen soll und wann er dann tatsächlich eingegangen ist, fällt mit einem Programm sehr viel einfacher.
Doch wird dieses Programm noch lange keine genaue Buchführung ersetzen. Die Aufbewahrungspflicht der eigenen Rechnungen kann mit dem Programm bestens erfolgen, doch werden weitere Folgen müssen, damit auch die eingegangenen Rechnungen archiviert werden können. Wer seine eigenen Rechnungen in dem Buchführungsprogramm elektronisch sichert, sollte daran denken, dass diese auch an einer anderen Stelle noch einmal gespeichert werden sollten! Vor einem Datenverlust kann sich niemand retten, sodass dann die Aufbewahrungspflicht verletzt werden kann.

Wer muss sich an die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen halten?

Von dieser Pflicht kann sich ein Unternehmen nicht befreien. Auch diejenigen, die als Kleinunternehmer oder als Selbstständiger agieren, sind vom Gesetz her dazu verpflichtet, dass sie die Aufbewahrungsfristen zu den Rechnungen genauestens einhalten.
Laut Gesetz heißt es, dass jeder die Aufbewahrungsfristen einhalten muss, der zur Buchführung und auch zur Einnahme-Überschuss-Rechnung verpflichtet ist. Und dieses sind selbst die Unternehmer, die als Kleinunternehmer nur einen geringen Gewinn im Jahr erzielen.
Egal, welcher Unternehmer, jeder der Rechnungen erstellt, wird daher nicht darum herumkommen, sich an die Aufbewahrungsfristen der Rechnungen zu halten.

Rechnungen privater Haushalte

Die Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen, wie sie hier bis jetzt zu lesen waren, gelten nur für Unternehmen oder Selbstständige. Alle Privathaushalte haben da ganz andere Vorschriften, wie es um die Aufbewahrungspflicht bestellt ist. Bei ihnen sind die gesetzlichen Vorgaben sehr viel lockerer.
Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen: Wer als Privatperson eine Rechnung durch einen Handwerker erhält, der muss diese aufbewahren. Auf der Rechnung versehen ist der Zeittraum der Aufbewahrungsfrist für diese. Es hat eigentlich weniger mit einer Prüfung der Privathaushalte zu tun, als mit einer, die für das Unternehmen ansteht.
Aufbewahrungsfristen wegen Gewährleistungsansprüchen: Bei allen anderen Rechnungen, die ein Privathaushalt bekommt, ist es rein interessehalber, dass diese aufgehoben wird. Bei vielen Waren greift die gesetzliche Gewährleistungspflicht, die aber nur erhalten werden kann, wenn der Kassenzettel bzw. die Rechnung vorliegt. Daher sollten Rechnungen lieber 3 Jahre aufbewahrt werden, damit dieses Recht wahrgenommen werden kann.

Rechnungen sortiert aufbewahren

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen, die nur in Papierform vorliegen und sich nicht digital sortieren lassen, haben sich Ablagesysteme und Karteien bewährt. Hierzu gibt es, je nach Einrichtung und vorhandenem Platz im Büro, verschiedene Systemansätze. Zum einen können Rechnungen, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, in Ordnern abgeheftet werden. Die Ordner werden korrekt beschriftet nach Jahr und Aufbewahrungszweck, beispielsweise „Ausgaben Rechnungen 2017„. Ordnerschränke und Ordner-Drehsäulen bieten dann eine Möglichkeit, die Ordner gruppiert aufzubewahren.

Wer Rechnungen nur auf Zeit vorsortiert, um sie später zu digitalisieren, kann auch auf Ablagefächer zurückgreifen. Wichtig ist hier, dass die Rechnungen nach Einnahmen und Ausgaben, oder nach verschiedenen Kunden sortiert sind. Sortierregale mit Fächern in A4-Format helfen, alle Rechnungsstapel jederzeit griffbereit zu haben. Ähnlich, aber für kleinere Mengen an Rechnungsbelegen, funktionieren auch Sortiertafeln. Sie lassen sich platzsparend an jeder freien Wand befestigen.

Rechnungen digitalisieren

Die Aufbewahrung von Belegen in Sortierfächern oder -tafeln ist keine langfristige Lösung. Spätestens zur Abrechnung zu Ende eines Geschäftsjahres werden die Rechnungen benötigt, um Steuerangaben zu belegen. Die Rechnungen können danach manuell in Ordnern abgeheftet, oder digitalisiert werden. Digitalisierte Rechnungen bringen verschiedene Vorteile mit sich. So lässt sich auf lange Sicht der Papierverbrauch im Büro reduzieren, da bereits digital empfangene Rechnungen nicht mehr gedruckt werden müssen. Vor allen Dingen wird jedoch der Platz, den die Ordneraufbewahrung in Aktenschränken und Systemlösungen einnimmt, wieder frei für andere Dinge.

Um größere Mengen zu digitalisieren, eignet sich ein Scanner, der schnell und sauber ohne einzelne Auftragseingabe arbeitet. Windows liefert in seinem Betriebssystem bereits ein Scan-Tool mit, welches mit allen gängigen Geräten funktioniert. Die Installation der mitgelieferten Scan-Software kann sich dennoch lohnen, wenn das Programm automatisiert und schneller arbeitet, als das Windows-Tool. Rechnungen, welche bereits digitalisiert wurden, können entsorgt werden. Den Finanzbehörden ist es wichtig, die Rechnung mitsamt Datum, Rechnungsnummer, ausgewiesener Steuer und Kontaktdaten aller Beteiligten vorliegen zu haben. Im Zweifelsfall kann die digitalisierte Rechnung erneut ausgedruckt werden, zumeist jedoch jedoch der Datenbeleg.

Gibt es für private Kontoauszüge Aufbewahrungspflichten?

Spätestens dann, wenn der Hefter mit den Kontoauszügen aus allen Nähten platzt, ist die Zeit zum Ausmisten gekommen! Doch welche Belege können problemlos weggeworfen werden, und welche nicht, ist die Frage, die sich viele dann stellen werden. Wer ohne nachzudenken seine Kontoauszüge entsorgt, der kann gegen die Aufbewahrungspflicht der Kontoauszüge verstoßen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Welche Kontoauszüge müssen nach der Aufbewahrungspflicht aufgehoben werden?
2. Aufbewahrungsfristen bei Kontoauszügen greifen bei Handwerksrechnungen
3. Kontoauszüge aufheben, die Daten rund um das Eigenheim tragen!
4. Ausnahme: Aufbewahrungspflicht der Kontoauszüge bei Vielverdienern!
5. Aufbewahrungsfristen bei Kontoauszügen bei privaten Buchungen
6. Kontoauszüge, die in elektronischer Form vorliegen, werden nicht immer anerkannt!
7. Verlorene Kontoauszüge bei den Banken nachfordern

Welche Kontoauszüge müssen nach der Aufbewahrungspflicht aufgehoben werden?

Privatpersonen müssen nur dann Aufbewahrungsfristen bei den Kontoauszügen einhalten, wenn diese eine Zahlung an einen Handwerker belegen.Die anderen Dokumente zu Buchungen, die aufgehoben werden müssen, gelten nicht für alle. Auch Vielverdiener unterliegen seit einiger Zeit der Pflicht, ihre Kontoauszüge aufzubewahren. Alle anderen Kontoauszüge unterliegen eigentlich keiner Aufbewahrungspflicht. Dennoch kann es auch hier sinnvoll sein, diese einige Zeit aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen bei Kontoauszügen greifen bei Handwerksrechnungen

Eine Aufbewahrungsfrist bei Kontoauszügen greift bei privaten Haushalten nur dann, wenn mit diesen Handwerkerleistungen belegt werden. Das Finanzamt fordert, dass die Kontoauszüge von Privatpersonen auf denen solche Buchungen vermerkt sind, zwei Jahre aufgehoben werden.
Die Gründe dafür sind darin zu sehen, dass sie steuerrechtlich von Bedeutung sein können. Wenn bei einem Handwerker eine Buchprüfung ansteht, kann nur so nachgewiesen werden, ob die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen worden ist. Auch wird es von Bedeutung sein, wenn bei einem Handwerker der Verdacht auf Schwarzarbeit besteht. Nicht selten ist es, dass in besonders hartnäckigen Fällen dann die Rechnungen und die Kontoauszüge bei Privathaushalten angefordert werden.

Kontoauszüge aufheben, die Daten rund um das Eigenheim tragen!

Für die Kontoauszüge, die Buchungen rund um das Eigenheim tragen, gilt ebenso eine Aufbewahrungsfrist. Diese kann auch bis zu fünf Jahre laufen. Zum einen gilt auch hier wieder, dass die Dienstleistungen der Handwerker nachgewiesen werden muss. Die entsprechenden Fristen, in der Regel sind dieses zwei Jahre, werden die Unternehmer auf der Rechnung ausweisen. Wenn dann die passenden Kontoauszüge aufgehoben werden, kann das Finanzamt klären, wie es mit der Umsatzsteuerabgabe aussieht.
Bei anderen Buchungen rund um das Eigenheim kann es auch angeraten werden, dass Privathaushalte die Kontoauszüge aufbewahren. So kann später mit der Rechnung und dem passenden Kontoauszug zu der Buchung nachgewiesen werden, was, wann und wofür bezahlt worden ist. In Bezug auf die Gewährleistung sollte daher eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren bei den Kontoauszügen angesetzt werden.
Ebenso gehandhabt werden sollte es mit Belegen zu Mietzahlungen. Auch hier wird es vom Gesetz nicht vorgeschrieben, dass ein Kontoauszug der Aufbewahrungspflicht unterliegt. Ratsam ist es da aber, wenn diese Belege aufgehoben werden. Nicht selten sind es Vermieter, die ebenso steuerlich anders gestellt sind, und die die Einnahmen noch nachweisen müssen. Wer da als Mieter angesprochen wird, die Unterlagen zu den Mietzahlungen lückenlos zu belegen, kommt günstiger dabei weg, wenn er diese immer gut archiviert aufhebt.

Ausnahme: Aufbewahrungspflicht der Kontoauszüge bei Vielverdienern!

All diejenigen, die jährlich mehr als 500.000 € einnehmen, gelten hierzulande als Vielverdiener. Und dürfen diese privaten Personen ihre Kontoauszüge nicht so ohne Weiteres entsorgen. Gesetzlich ist eine Aufbewahrungsfrist der privaten Kontoauszüge vorgesehen, die sich auf 6 Jahre beläuft.

Aufbewahrungsfristen bei Kontoauszügen bei privaten Buchungen

Auch bei privaten Buchungsbelegen kann es sich lohnen, wenn die Aufbewahrungsfrist der Kontoauszüge beachtet wird. Gerade in Bezug auf Anschaffungen, die eine Gewährleistungsfrist haben, sollten diese so lange aufgehoben werden, bis die Gewährleistung endet. In der Regel wird die Gewährleistungsfrist auf bis zu drei Jahre lauten. Genaueres wird der entsprechende Händler da nennen können, da sie sich alle nicht einig sind. Die Garantie für Elektrogeräte etwa ist nicht identisch mit der Gewährleistungsfrist, hier wird in der Regel nur 1 Jahr, manchmal auch 2 Jahre angerechnet.
Alle anderen Belege können eigentlich direkt entsorgt werden.

Kontoauszüge, die in elektronischer Form vorliegen, werden nicht immer anerkannt!

Das Zeitalter des Internets hat es auch mit sich gebracht, dass die Bankgeschäfte online getätigt werden können. Da viele Privathaushalte sich den Direktbanken angeschlossen haben, und ihre Geschäfte nur online machen, werden auch viele Banken die Kontoauszüge nur noch online bereitstellen.
Für den Kunden kann aber genau dieses zu einem Problem werden. Wenn z.B. mit einem Kontoauszug ein Posten der Werbungskosten für die Einkommenssteuer nachgewiesen werden muss, sind viele Beamte hier gnädig und winken kleine Posten so durch. Anders wird es da aber, wenn es sich um höhere Summen handelt. In diesem Fall sollte immer mit dem Finanzamt Rücksprache gehalten werden, wie es mit dem Beleg von elektronischen Kontoauszügen aussieht. Da die Auszüge im Postfach des Onlinebankings auch längere Zeit gespeichert werden können, werden viele so eine Menge an Papier sparen können.

Verlorene Kontoauszüge bei den Banken nachfordern

Sollte trotz aller eigenen Bemühungen ein Kontoauszug verloren gegangen sein, der nun dringend gebraucht wird, kann dieser bei dem eigenen Kreditinstitut nachgefordert werden. Die Banken unterliegen ebenso der Aufbewahrungspflicht an Kontoauszügen aller Kunden, und das über 6 Jahre lang. In dieser Zeit kann somit immer der entsprechende Beleg bei den Banken bestellt werden.
Gut zu wissen ist es aber, dass die Banken sich diesen Service einiges kosten lassen. So werden pro Auszug Gebühren anfallen, die auch in den zweistelligen Bereich gehen können. Im eigenen Interesse sollten daher Aufbewahrungsfristen bei den Kontoauszügen durch Privatpersonen eingehalten werden.

Aufbewahrungsfristen – private Verträge, Rechnungen oder Kontoauszüge, wie lange sollte man sie behalten?

Wer kennt das nicht: Zu Hause stapeln sich die Papierberge. Ausmisten steht an; doch genau hierbei gilt es aufzupassen! Bei manchen privaten Unterlagen müssen Verjährungsfristen und Aufbewahrungsfristen beachtet werden.

Diese liegen zwischen 2 Jahren und einem Leben lang. Wer hier nicht achtgibt, wird schnell ein wichtiges Dokument in die Tonne werfen. Ärger, Laufereien, viel Zeit und manchmal auch Geld müssen investiert werden, wenn die falschen Schriftstücke beim Ausmisten weggeworfen werden.
Diese Informationen sollten beachtet werden, damit aus dem Papierwust wieder eine ordentlich archivierte Ablage werden wird.

Inhaltsverzeichnis:

1. Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bei Handwerkerrechnungen
2. Aufbewahrungsfrist zwei Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen
3. Aufbewahrungsfrist 6 Jahre für Vielverdiener
4. Aufbewahrungsfrist drei Jahre gilt für Bankunterlagen
5. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen
6. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen
7. Lebenslange Aufbewahrungsfrist gilt bei Rentenunterlagen und ärztlichen Unterlagen

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bei Handwerkerrechnungen

Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht privater Unterlagen, die für jeden gilt, ist bei den Handwerkerrechnungen zu sehen.
Der Staat geht gegen Schwarzarbeit vor, sodass auch die Privathaushalte diese Unterlagen aufheben müssen, gemäß Paragraf 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz). Im Zweifelsfall ist es wichtig, dass nachgewiesen werden kann, dass der Handwerker diese Arbeiten nicht unter der Hand ausgeführt hat, eine Rechnung geschrieben hat, und diese auch ordnungsgemäß versteuert hat. Wie lange die Aufbewahrungsfristen der Privatpersonen hier genau sind, wird der Handwerker auf seiner Rechnung notieren. Erst mit dem Ablauf dieser Zeitspanne können die privaten Unterlagen entsorgt werden, da sie dann nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Manchmal kann es aber auch hier sinnig sein, sie dennoch weiterhin zu verwahren, etwa dann, wenn die Gewährleistungsansprüche noch geltend gemacht werden können. In der Regel wird die Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen mit 2 Jahren angegeben. Die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erhalten worden ist. Wer also im Jahr 2013 eine Handwerkerrechnung erhält, der wird diese erst am 31.12.2015 zum Altpapier geben dürfen.

Aufbewahrungsfrist zwei Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen

Wer Neuwaren wie Fahrräder, Elektrogeräte oder Möbel kauft, der sollte die Quittungen und Kaufbelege erst nach zwei Jahren vernichten. So lange besteht die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach den Paragrafen 437, 438 und folgende des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), durch den Verkäufer. Wer innerhalb dieser zwei Jahre das Produkt reklamieren möchte, der muss belegen, wann er den Artikel gekauft hat. Dazu dient eben die Rechnung oder die Quittung.
Auch bei Käufen aus dem Internet besteht diese Garantie durch den Verkäufer. Um hier von seinem Recht Gebrauch zu machen, sollten daher die Rechnungen entweder ausgedruckt und dann abgeheftet werden, oder sollten sie längerfristig und sicher abgespeichert werden.
Beachtet werden sollte, dass die Herstellergarantie sich von der Gewährleistung abgrenzt. Diese Spanne beträgt meist nur ein Jahr.
Wichtig zu wissen ist es, dass die Belege für den Bau eines Eigenheims gar fünf Jahre aufgehoben werden sollten. Die Gewährleistung besteht hier genau diese Zeit, in der ein Mangel am Bau oder an den Arbeiten noch „Garantie“ hat. Diese Belege sollten daher so gut aufgehoben werden, dass sie erst nach 5 Jahren aussortiert werden.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre für Vielverdiener

Wer als Angestellter höhere Einnahmen als 500.000 € im Jahr erzielt, der muss eine Aufbewahrungsfrist einhalten. Es gilt, dass sämtliche Dokumente, vor allem aber die steuerlich relevanten aufgehoben werden müssen. So sind Kontoauszüge davon betroffen, die laut gesetz einer 6 jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen.

Aufbewahrungsfrist drei Jahre gilt für Bankunterlagen

Private Bankunterlagen unterliegen einer dreijährigen Aufbewahrungsfrist. Gemeint sind hier Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, wie Kontoauszüge oder Quittungen. Eine Rechnung kann auch dann, wenn sie eigentlich schon bezahlt worden ist, doch noch einmal eingefordert werden. Der Käufer ist dann gut beraten, wenn er direkt belegen kann, dass diese schon bezahlt worden ist. Aus diesem Grund gilt: Die dreijährige Aufbewahrungsfrist für private Käufe sollte eingehalten werden. Wer die Rechnung und direkt auch den Kontoauszug dazu zusammenheftet und archiviert, der ist für den Fall der Fälle immer gut gerüstet. Mit dem Ende des dritten Jahres, nachdem die Rechnung eigentlich fällig war, verjährt der Anspruch, sodass diese Dokumente dann nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen fällt und die Unterlagen vernichtet werden können. Auch hier gilt wieder, dass die Belege für teure Anschaffung vielleicht zum Belegen der Ausgaben für die Hausratversicherung sinnvoll sein können.
Bei anderen Bankunterlagen erhöhen sich die Aufbewahrungsfristen für private Haushalte sogar. Dieses ist dann der Fall, wenn viele, häufig getätigte Zahlungen an einen Empfänger nachzuweisen sind. Ein Beispiel sind die Zahlungen der Miete. Alle Belege, die für die mehrfach ausgeführten Zahlungen da sind, sollten daher erst nach dem Ende des vierten Jahres vernichtet werden.
Bankunterlagen, wie Immobilienkaufverträge sollten dagegen sogar ein Leben lang aufgehoben werden. Diese Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen hat vor allem den Vorteil, dass auch Jahre später noch dargelegt werden kann, wie viel für die Immobilie gezahlt worden ist. Wenn die Immobilie weiterverkauft werden soll, ist anhand dieser Unterlagen erst ein Wert, ein Kaufpreis auszumachen.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen

Privatpersonen haben keine wirkliche Pflicht, die eigenen Steuerunterlagen aufzuheben. Dieses ist bei Selbstständigen anders, da sie diese 10 Jahre lang sammeln müssen.
Private Steuerunterlagen könnten eigentlich direkt, nachdem die Steuererklärung eingegangen ist, in den Müll. Gut beraten sind aber all diejenigen, die diese Belege dennoch archivieren. Die Aufbewahrungsfrist kann da individuell gehandhabt werden. Bei vielen Anträgen, so bei einem Kreditantrag oder beim Jugendamt, wo der Kindergartenplatz bezahlt werden muss, muss die Einkommenshöhe aber nachgewiesen werden. Am einfachsten ist dieses eben mit dem Einkommenssteuerbescheid. Auch dieser sollte daher im eigenen Interesse aufgehoben werden.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist gilt bei Rentenunterlagen und ärztlichen Unterlagen

Diese Dokumente sollten im Idealfall ein Leben lang aufgehoben werden. Zwar wird die Rentenhöhe berechnet, doch ist es oft sinnvoll, diese Berechnung sehr genau zu prüfen. Wer gegen die Berechnung vorgehen möchte, der braucht die Belege, mit denen dieses erfolgen kann. Interessant ist es vor allem immer wieder bei Frauen, die in Erziehungszeiten steckten. Hier ist es sinnvoll, dass diese Zeiten eben entsprechend nachgewiesen werden können. Mit den Unterlagen, wie den Gehaltsabrechnungen, den Sozialversicherungsunterlagen, etc. kann dieses erfolgen. Die Aufbewahrungspflichten im privaten Bereich sollten daher eingehalten werden.
Auch Unterlagen von Ärzten sollten im eigenen Interesse mit einer lebenslangen Aufbewahrungsfrist verwahrt werden. Oftmals ist es beim Stellen einer Diagnose wichtig zu erfahren, wenn die Beschwerden zum ersten Mal aufgetreten sind. Mit Röntgenbildern, Befunden und Arztberichten kann hier einfach vorgegangen werden.