Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen – private Verträge, Rechnungen oder Kontoauszüge, wie lange sollte man sie behalten?

Wer kennt das nicht: Zu Hause stapeln sich die Papierberge. Ausmisten steht an; doch genau hierbei gilt es aufzupassen! Bei manchen privaten Unterlagen müssen Verjährungsfristen und Aufbewahrungsfristen beachtet werden.

Diese liegen zwischen 2 Jahren und einem Leben lang. Wer hier nicht achtgibt, wird schnell ein wichtiges Dokument in die Tonne werfen. Ärger, Laufereien, viel Zeit und manchmal auch Geld müssen investiert werden, wenn die falschen Schriftstücke beim Ausmisten weggeworfen werden.
Diese Informationen sollten beachtet werden, damit aus dem Papierwust wieder eine ordentlich archivierte Ablage werden wird.

Inhaltsverzeichnis:

1. Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bei Handwerkerrechnungen
2. Aufbewahrungsfrist zwei Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen
3. Aufbewahrungsfrist 6 Jahre für Vielverdiener
4. Aufbewahrungsfrist drei Jahre gilt für Bankunterlagen
5. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen
6. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen
7. Lebenslange Aufbewahrungsfrist gilt bei Rentenunterlagen und ärztlichen Unterlagen

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bei Handwerkerrechnungen

Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht privater Unterlagen, die für jeden gilt, ist bei den Handwerkerrechnungen zu sehen.
Der Staat geht gegen Schwarzarbeit vor, sodass auch die Privathaushalte diese Unterlagen aufheben müssen, gemäß Paragraf 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz). Im Zweifelsfall ist es wichtig, dass nachgewiesen werden kann, dass der Handwerker diese Arbeiten nicht unter der Hand ausgeführt hat, eine Rechnung geschrieben hat, und diese auch ordnungsgemäß versteuert hat. Wie lange die Aufbewahrungsfristen der Privatpersonen hier genau sind, wird der Handwerker auf seiner Rechnung notieren. Erst mit dem Ablauf dieser Zeitspanne können die privaten Unterlagen entsorgt werden, da sie dann nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Manchmal kann es aber auch hier sinnig sein, sie dennoch weiterhin zu verwahren, etwa dann, wenn die Gewährleistungsansprüche noch geltend gemacht werden können. In der Regel wird die Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen mit 2 Jahren angegeben. Die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erhalten worden ist. Wer also im Jahr 2013 eine Handwerkerrechnung erhält, der wird diese erst am 31.12.2015 zum Altpapier geben dürfen.

Aufbewahrungsfrist zwei Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen

Wer Neuwaren wie Fahrräder, Elektrogeräte oder Möbel kauft, der sollte die Quittungen und Kaufbelege erst nach zwei Jahren vernichten. So lange besteht die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach den Paragrafen 437, 438 und folgende des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), durch den Verkäufer. Wer innerhalb dieser zwei Jahre das Produkt reklamieren möchte, der muss belegen, wann er den Artikel gekauft hat. Dazu dient eben die Rechnung oder die Quittung.
Auch bei Käufen aus dem Internet besteht diese Garantie durch den Verkäufer. Um hier von seinem Recht Gebrauch zu machen, sollten daher die Rechnungen entweder ausgedruckt und dann abgeheftet werden, oder sollten sie längerfristig und sicher abgespeichert werden.
Beachtet werden sollte, dass die Herstellergarantie sich von der Gewährleistung abgrenzt. Diese Spanne beträgt meist nur ein Jahr.
Wichtig zu wissen ist es, dass die Belege für den Bau eines Eigenheims gar fünf Jahre aufgehoben werden sollten. Die Gewährleistung besteht hier genau diese Zeit, in der ein Mangel am Bau oder an den Arbeiten noch „Garantie“ hat. Diese Belege sollten daher so gut aufgehoben werden, dass sie erst nach 5 Jahren aussortiert werden.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre für Vielverdiener

Wer als Angestellter höhere Einnahmen als 500.000 € im Jahr erzielt, der muss eine Aufbewahrungsfrist einhalten. Es gilt, dass sämtliche Dokumente, vor allem aber die steuerlich relevanten aufgehoben werden müssen. So sind Kontoauszüge davon betroffen, die laut gesetz einer 6 jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen.

Aufbewahrungsfrist drei Jahre gilt für Bankunterlagen

Private Bankunterlagen unterliegen einer dreijährigen Aufbewahrungsfrist. Gemeint sind hier Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, wie Kontoauszüge oder Quittungen. Eine Rechnung kann auch dann, wenn sie eigentlich schon bezahlt worden ist, doch noch einmal eingefordert werden. Der Käufer ist dann gut beraten, wenn er direkt belegen kann, dass diese schon bezahlt worden ist. Aus diesem Grund gilt: Die dreijährige Aufbewahrungsfrist für private Käufe sollte eingehalten werden. Wer die Rechnung und direkt auch den Kontoauszug dazu zusammenheftet und archiviert, der ist für den Fall der Fälle immer gut gerüstet. Mit dem Ende des dritten Jahres, nachdem die Rechnung eigentlich fällig war, verjährt der Anspruch, sodass diese Dokumente dann nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen fällt und die Unterlagen vernichtet werden können. Auch hier gilt wieder, dass die Belege für teure Anschaffung vielleicht zum Belegen der Ausgaben für die Hausratversicherung sinnvoll sein können.
Bei anderen Bankunterlagen erhöhen sich die Aufbewahrungsfristen für private Haushalte sogar. Dieses ist dann der Fall, wenn viele, häufig getätigte Zahlungen an einen Empfänger nachzuweisen sind. Ein Beispiel sind die Zahlungen der Miete. Alle Belege, die für die mehrfach ausgeführten Zahlungen da sind, sollten daher erst nach dem Ende des vierten Jahres vernichtet werden.
Bankunterlagen, wie Immobilienkaufverträge sollten dagegen sogar ein Leben lang aufgehoben werden. Diese Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen hat vor allem den Vorteil, dass auch Jahre später noch dargelegt werden kann, wie viel für die Immobilie gezahlt worden ist. Wenn die Immobilie weiterverkauft werden soll, ist anhand dieser Unterlagen erst ein Wert, ein Kaufpreis auszumachen.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen

Privatpersonen haben keine wirkliche Pflicht, die eigenen Steuerunterlagen aufzuheben. Dieses ist bei Selbstständigen anders, da sie diese 10 Jahre lang sammeln müssen.
Private Steuerunterlagen könnten eigentlich direkt, nachdem die Steuererklärung eingegangen ist, in den Müll. Gut beraten sind aber all diejenigen, die diese Belege dennoch archivieren. Die Aufbewahrungsfrist kann da individuell gehandhabt werden. Bei vielen Anträgen, so bei einem Kreditantrag oder beim Jugendamt, wo der Kindergartenplatz bezahlt werden muss, muss die Einkommenshöhe aber nachgewiesen werden. Am einfachsten ist dieses eben mit dem Einkommenssteuerbescheid. Auch dieser sollte daher im eigenen Interesse aufgehoben werden.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist gilt bei Rentenunterlagen und ärztlichen Unterlagen

Diese Dokumente sollten im Idealfall ein Leben lang aufgehoben werden. Zwar wird die Rentenhöhe berechnet, doch ist es oft sinnvoll, diese Berechnung sehr genau zu prüfen. Wer gegen die Berechnung vorgehen möchte, der braucht die Belege, mit denen dieses erfolgen kann. Interessant ist es vor allem immer wieder bei Frauen, die in Erziehungszeiten steckten. Hier ist es sinnvoll, dass diese Zeiten eben entsprechend nachgewiesen werden können. Mit den Unterlagen, wie den Gehaltsabrechnungen, den Sozialversicherungsunterlagen, etc. kann dieses erfolgen. Die Aufbewahrungspflichten im privaten Bereich sollten daher eingehalten werden.
Auch Unterlagen von Ärzten sollten im eigenen Interesse mit einer lebenslangen Aufbewahrungsfrist verwahrt werden. Oftmals ist es beim Stellen einer Diagnose wichtig zu erfahren, wenn die Beschwerden zum ersten Mal aufgetreten sind. Mit Röntgenbildern, Befunden und Arztberichten kann hier einfach vorgegangen werden.