Aufbewahrungsfristen bei Kontoauszügen für Selbständige
Die Aufbewahrungspflicht von Bankunterlagen gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch Privatpersonen und Selbstständiger müssen ihre Bankauszüge behalten. Hierbei gelten jedoch unterschiedliche Fristen. Das bedeutet, eine Privatperson muss ihre Bankauszüge nicht so lange aufbewahren, wie es für Selbstständige der Fall ist. Darüber hinaus sind die Bankauszüge natürlich auch sehr wichtig. Sie sollten zu den Büchern und Aufzeichnungen hinzugefügt werden.
Dementsprechend kann man später dem Finanzamt vorlegen, was man wirklich verdient hat und wie die Ausgaben aussahen. Deswegen muss man seine Bankauszüge mindestens 10 Jahre unter Verschluss halten. Bei Privatpersonen ist die Aufbewahrungspflicht wesentlich kürzer. Selbstverständlich ist es noch besser, wenn man die Bankauszüge einfach niemals wegwirft. Insofern kann man auch noch nach vielen Jahrzehnten vorlegen, wie der Bankverkehr vorher aussah. Das ist für Prognosen und ähnliche Prozesse sehr wichtig.
Wie sieht die gesetzliche Lage aus?
Die Aufbewahrungspflicht unterliegt nach §§ 257, 261 HGB Kaufleuten. In erster Linie sind das Inhaber eines Einzelunternehmens oder auch Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 i. V. m. §§ 140 ff AO gilt darüber hinaus auch für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und natürlich Selbstständige. Diese sind nicht im Handelsregister eingetragen und haben deswegen ihre eigenen Richtlinien. Allerdings sollte man etwas aufpassen. Sollte man ab den 1. Januar 2008 mehr als 50.000 Euro Gewinn erwirtschaften, dann ist die steuerliche Buchführung Pflicht. Dies gilt genauso für Selbstständig wie auch für Unternehmen.
Die Ausnahmen der Aufbewahrungspflicht
Selbstverständlich muss man nicht alle Kontoauszüge aufbewahren. Hier sind alleine die gemeint, die mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Private Kontoauszüge die beispielsweise Werbungskosten, außergewöhnliche Belastungen oder Sonderausgaben belegen sind von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen. Eine Ausnahme sind sogenannte Überschusseinkünfte. Hierbei muss der Steuerpflichtige, im Rahmen der Darlegungs- und Nachtweisungspflicht, auch Bankauszüge aufbewahren in denen wiederholende Werbungskostenabzüge vorhanden sind. Mit diesen Bankauszügen kann der Vorgang dann später nachgewiesen werden.
Wie lang muss man aufbewahren?
Die genaue Frist ist in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO geregelt. Auch hier wird wieder nach Unternehmen, Selbstständiger und Privatperson unterschieden. Die Mindestzeiträume sollten auf jeden Fall eingehalten werden. Ansonsten kann es zu Geldstrafen kommen. Selbstständig sollten, genauso wie Unternehmen, ihre Bankauszüge 10 Jahre aufbewahren. Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen. Sechs Jahre kann man dagegen Lohnkonten und empfangene Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahren und alles weitere kann schon nach zwei Jahren entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres.
Verschiedene Faktoren bestimmen diese Frist wie die letzte Eintragung in das Buch, die Bilanzen und der Jahresabschluss, wann Buchungsbelege entstanden sind oder Rechnungen ausgestellt worden sind.
Ein kleines Beispiel hierzu:
Der Jahresabschluss für 1997 wurde im Herbst 1998 erstellt. Berücksichtigt man nun die 10-jährige Aufbewahrungspflicht der Kontoauszüge, dann muss man bis zum Ablauf des Jahres 2008 warten. Die eigentliche Vernichtung der Bankauszüge ist dann am 01.01.2009 möglich. Dabei immer aufpassen, dass keine Ablaufhemmung vorhanden ist. Diese Ablaufhemmung kann in Kraft treten, wenn die Bankauszüge für die steuerlichen Unterlagen noch von Bedeutung sind. Hierbei ist die Aufbewahrungsfrist dann mit einer Festsetzungsfrist der Steuern verknüpft.
Wie sollte man die Bankauszüge aufbewahren?
Die Aufbewahrung ist immer abhängig von dem Papiertyp. Heute werden eigentlich nur noch hochwertige Papiersorten verwendet, die dann mit einem Laserverfahren beschriftet werden. Durch direkte Sonneneinstrahlung oder Feuchtigkeit können die Bankauszüge beschädigt werden. Deswegen sollte man sie an einem dunklen und trockenen Ort aufbewahren. Ebenso sollten sie nicht für jeden zugänglich sein. Perfekt sind spezielle Bankauszugsordner, die man schon für kleines Geld kaufen kann. Nach dem Gesetz muss man die Bankauszüge chronologisch, sachlich und geordnet sortieren. Man muss sofort ein bestimmtes Datum oder eine Gegebenheit finden, wenn dies gewünscht wird.
In der heutigen Zeit können die Kontoauszüge auch digital aufbewahrt werden. Das ist gerade beim Online-Banking sehr wichtig. Hierbei sollten die digitalen Bankauszüge auf einen Datenträger aufgezeichnet werden. Dieser muss gut gesichert sein.
Die Aufbewahrungspflicht für Bankauszüge im Überblick:
- Selbstständige müssen ihre Bankauszüge mindestens 10 Jahre aufbewahren. Hierbei ist es unwichtig ob digital oder auf Papier.
- Sollte die 10-jährige Pflicht nicht eingehalten werden, dann kann es zu Geldstrafen kommen.
- Bei den eigenen Bankauszügen immer auf die Ablauffrist achten. Nicht vor dieser die Auszüge zerstören.
- Die Bankauszüge für Selbstständige müssen sauber und ordentlich sortiert sein.
- Bei einer Ablaufhemmung dürfen die Bankauszüge nicht vernichtet werden.