Aufbeahrungsfristen bei Rechnungen – was gilt es zu beachten?
Ein Unternehmer wird für seine Dienstleistungen oder Waren eine Rechnung schreiben. Nicht nur die Form der Rechnung ist dabei sehr wichtig. Noch wichtiger ist es auch, dass die Rechnungen eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden müssen.
Wenn ein Unternehmer die Rechnungen zu früh vernichtet, kann sich unter Umständen großen Ärger mit den Behörden einhandeln. Auch wenn das Geschäftsjahr eigentlich schon durch die Steuererklärung als abgeschlossen gilt, ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, die Rechnungen aufzubewahren.
Inhaltsverzeichnis:
- Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen?
- Verlängerung der Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen möglich!
- Die Form, in der die Rechnungen aufbewahrt werden müssen!
- Buchführungsprogramm ersetzt keine Archivierung von Rechnungen
- Wer muss sich an die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen halten?
- Rechnungen privater Haushalte
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen?
Rechnungen gehören zu den Dokumenten, die der Unternehmer 10 Jahre lang aufheben muss. Sie sind für die steuerlichen Dinge sehr wichtig und daher unterliegen Rechnungen einer so langen Aufbewahrungspflicht.
Die eigen erstellten Rechnungen sind eigentlich mit das Wichtigste überhaupt in der Buchführung eines Unternehmens. Mit diesen Dokumenten wird nachgewiesen, welche Einnahmen gemacht worden sind. Schon alleine dieses ist ein Grund, warum die Rechnungen eine so lange Aufbewahrungsfrist haben. Auch bei den Rechnungen, die der Unternehmer erhält, sind die gleichen Aufbewahrungsfristen zu finden. Sie haben für die steuerrechtlichen Gegebenheiten identisch hohe Auswirkungen und müssen daher ebenso 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Verlängerung der Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen möglich!
Immer dann, wenn ein Unternehmen einen Geschäftsvorgang noch nicht beendet hat, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. So kann dann, wenn das Geschäftsjahr steuerlich noch nicht beurteilt worden ist, die Frist zur Aufbewahrung der Unterlagen verlängert werden. Eine Außenprüfung, die oft noch Jahre nach dem eigentlichen Geschäftsjahr auch dieses betreffen kann, wird ebenso dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen der Rechnungen verlängert werden.
Die Form, in der die Rechnungen aufbewahrt werden müssen!
Viele Unternehmer, die zahlreiche Rechnungen ausstellen und erhalten, werden schnell merken, dass es ein Wust an Dokumenten ist, wenn alle Rechnungen einzeln abgeheftet werden. Dieses ist aber der wohl sicherste Weg, der bei der Aufbewahrungspflicht der Rechnungen gegangen werden kann. Wer die Rechnungen nach Datum sortiert, in einen Ordner heftet, wird immer und jede Rechnung, die nötig ist, sofort parat haben.
Die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen sieht aber auch vor, dass die Rechnungen elektronisch gespeichert werden können. Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes besagt, dass ein Doppel der Rechnung immer parat sein muss. Unter diesem angesprochenen Doppel ist also auch eine Kopie zu verstehen, die elektronisch gespeichert werden kann. Dass diese Kopie inhaltlich und optisch identisch mit dem Original sein muss, ist daher Voraussetzung.
Buchführungsprogramm ersetzt keine Archivierung von Rechnungen
Auch die meisten kleinen Unternehmen arbeiten heute mit Buchführungsprogrammen. Eine einmal erstellte Rechnung kann so immer wieder aufgerufen werden. Das Verwalten von erstellten Rechnungen, wann der Zahlungseingang erfolgen soll und wann er dann tatsächlich eingegangen ist, fällt mit einem Programm sehr viel einfacher.
Doch wird dieses Programm noch lange keine genaue Buchführung ersetzen. Die Aufbewahrungspflicht der eigenen Rechnungen kann mit dem Programm bestens erfolgen, doch werden weitere Folgen müssen, damit auch die eingegangenen Rechnungen archiviert werden können. Wer seine eigenen Rechnungen in dem Buchführungsprogramm elektronisch sichert, sollte daran denken, dass diese auch an einer anderen Stelle noch einmal gespeichert werden sollten! Vor einem Datenverlust kann sich niemand retten, sodass dann die Aufbewahrungspflicht verletzt werden kann.
Wer muss sich an die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen halten?
Von dieser Pflicht kann sich ein Unternehmen nicht befreien. Auch diejenigen, die als Kleinunternehmer oder als Selbstständiger agieren, sind vom Gesetz her dazu verpflichtet, dass sie die Aufbewahrungsfristen zu den Rechnungen genauestens einhalten.
Laut Gesetz heißt es, dass jeder die Aufbewahrungsfristen einhalten muss, der zur Buchführung und auch zur Einnahme-Überschuss-Rechnung verpflichtet ist. Und dieses sind selbst die Unternehmer, die als Kleinunternehmer nur einen geringen Gewinn im Jahr erzielen.
Egal, welcher Unternehmer, jeder der Rechnungen erstellt, wird daher nicht darum herumkommen, sich an die Aufbewahrungsfristen der Rechnungen zu halten.
Rechnungen privater Haushalte
Die Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen, wie sie hier bis jetzt zu lesen waren, gelten nur für Unternehmen oder Selbstständige. Alle Privathaushalte haben da ganz andere Vorschriften, wie es um die Aufbewahrungspflicht bestellt ist. Bei ihnen sind die gesetzlichen Vorgaben sehr viel lockerer.
Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen: Wer als Privatperson eine Rechnung durch einen Handwerker erhält, der muss diese aufbewahren. Auf der Rechnung versehen ist der Zeittraum der Aufbewahrungsfrist für diese. Es hat eigentlich weniger mit einer Prüfung der Privathaushalte zu tun, als mit einer, die für das Unternehmen ansteht.
Aufbewahrungsfristen wegen Gewährleistungsansprüchen: Bei allen anderen Rechnungen, die ein Privathaushalt bekommt, ist es rein interessehalber, dass diese aufgehoben wird. Bei vielen Waren greift die gesetzliche Gewährleistungspflicht, die aber nur erhalten werden kann, wenn der Kassenzettel bzw. die Rechnung vorliegt. Daher sollten Rechnungen lieber 3 Jahre aufbewahrt werden, damit dieses Recht wahrgenommen werden kann.
Rechnungen sortiert aufbewahren
Bei der Aufbewahrung von Rechnungen, die nur in Papierform vorliegen und sich nicht digital sortieren lassen, haben sich Ablagesysteme und Karteien bewährt. Hierzu gibt es, je nach Einrichtung und vorhandenem Platz im Büro, verschiedene Systemansätze. Zum einen können Rechnungen, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, in Ordnern abgeheftet werden. Die Ordner werden korrekt beschriftet nach Jahr und Aufbewahrungszweck, beispielsweise „Ausgaben Rechnungen 2017„. Ordnerschränke und Ordner-Drehsäulen bieten dann eine Möglichkeit, die Ordner gruppiert aufzubewahren.
Wer Rechnungen nur auf Zeit vorsortiert, um sie später zu digitalisieren, kann auch auf Ablagefächer zurückgreifen. Wichtig ist hier, dass die Rechnungen nach Einnahmen und Ausgaben, oder nach verschiedenen Kunden sortiert sind. Sortierregale mit Fächern in A4-Format helfen, alle Rechnungsstapel jederzeit griffbereit zu haben. Ähnlich, aber für kleinere Mengen an Rechnungsbelegen, funktionieren auch Sortiertafeln. Sie lassen sich platzsparend an jeder freien Wand befestigen.
Rechnungen digitalisieren
Die Aufbewahrung von Belegen in Sortierfächern oder -tafeln ist keine langfristige Lösung. Spätestens zur Abrechnung zu Ende eines Geschäftsjahres werden die Rechnungen benötigt, um Steuerangaben zu belegen. Die Rechnungen können danach manuell in Ordnern abgeheftet, oder digitalisiert werden. Digitalisierte Rechnungen bringen verschiedene Vorteile mit sich. So lässt sich auf lange Sicht der Papierverbrauch im Büro reduzieren, da bereits digital empfangene Rechnungen nicht mehr gedruckt werden müssen. Vor allen Dingen wird jedoch der Platz, den die Ordneraufbewahrung in Aktenschränken und Systemlösungen einnimmt, wieder frei für andere Dinge.
Um größere Mengen zu digitalisieren, eignet sich ein Scanner, der schnell und sauber ohne einzelne Auftragseingabe arbeitet. Windows liefert in seinem Betriebssystem bereits ein Scan-Tool mit, welches mit allen gängigen Geräten funktioniert. Die Installation der mitgelieferten Scan-Software kann sich dennoch lohnen, wenn das Programm automatisiert und schneller arbeitet, als das Windows-Tool. Rechnungen, welche bereits digitalisiert wurden, können entsorgt werden. Den Finanzbehörden ist es wichtig, die Rechnung mitsamt Datum, Rechnungsnummer, ausgewiesener Steuer und Kontaktdaten aller Beteiligten vorliegen zu haben. Im Zweifelsfall kann die digitalisierte Rechnung erneut ausgedruckt werden, zumeist jedoch jedoch der Datenbeleg.