Die richtige Aufbewahrung der Personalakte ist kein Kinderspiel
Wenn ein Angestellter das Unternehmen verlässt, dann sollte die Personalakte nicht direkt im Anschluss daran vernichtet werden. Es gibt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht der Personalakte. Wie lange und was genau aufgehoben werden muss, ist im folgenden ganz genau erläutert.
Inhaltsverzeichnis:
- Nur Wichtiges gehört in die Personalakte
- Ansprüche seitens des Angestellten für die Aufbewahrungsfrist der Personalakte sehr wichtig
- Personalakten, die steuerliche Bedeutung haben
- Personalakten mit Buchungsbelegen
- WICHTIG: Personalakten nach dem Bundesdatenschutzgesetz aufheben und vernichten
Nur Wichtiges gehört in die Personalakte
Zu allererst muss einmal geklärt werden, welche Dokumente überhaupt in die Personalakte eines Angestellten gehören, damit gesagt werden kann, welche Dokumente wie lange aufgehoben werden müssen. Viele Arbeitnehmer stecken in diese Akte zu viele Unterlagen. Und viele von diesen Unterlagen sind nach dem Ausscheiden des Angestellten nur unnötiger Ballast. Vieles gehört einfach nicht mehr dazu. So sind es Bewerbungsunterlagen, die viele vor dem Eintritt in das Unternehmen auch zur Personalakte legen. Diese können sofort vernichtet werden, damit Platz für Neues geschaffen werden kann. Bei vielen anderen Sachen sollte der Arbeitgeber lieber noch warten, die Sachen zu entsorgen. Die Aufbewahrungsfristen der Personalunterlagen geben da sehr genau Auskunft.
Ansprüche seitens des Angestellten für die Aufbewahrungsfrist der Personalakte sehr wichtig
Wie immer, nach §195 des BGB, besteht die Möglichkeit, von einem Anspruch Gebrauch zu machen, notfalls diesen auch einzuklagen. Gerade bei einem Beschäftigungsverhältnis ist dieses nicht selten. Viele Angestellte, die unfreiwillig ihren Arbeitsplatz verlassen haben, werden im Nachhinein Ansprüche geltend machen. Ein gutes Beispiel ist zustehender Urlaubsanspruch, der durch den Betrieb nicht stattgegeben werden konnte. Der Arbeitnehmer hat drei Jahre Zeit, um einen Schadensersatzanspruch geltend zu machen. Schon alleine aus diesem Grund ist es ratsam, dass die Aufbewahrungsfrist der Personalakte eben drei Jahre beträgt.
Noch länger sind die Fristen da, wenn ein Versorgungsanspruch geltend gemacht werden soll. Bei einem Angestelltenverhältnis ist nicht selten der Rentenversicherungsträger ausschlaggebend dafür. Diese Ansprüche verjähren erst nach 30 Jahren. Von daher ist es gut, wenn die Unterlagen aus der Personalakte der Angestellten über diesen Zeitraum aufgehoben werden.
Gut zu wissen ist es, dass nach §199 BGB die Fristen erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres gelten. Die Aufbewahrungsfristen der Personalakten sollten daher immer erst zum Ende eines jeden Kalenderjahres kontrolliert werden.
Personalakten, die steuerliche Bedeutung haben
Dann, wenn die Unterlagen aus den Personalakten steuerlich relevant sind, müssen die Arbeitgeber eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren einhalten. Alle Unterlagen aus den Personalakten, die für die Gewinnermittlung etwa gebraucht werden, müssen daher für eine Zeit von 6 Jahren in dem Betrieb aufgehoben werden. Dabei ist es egal, ob die Daten in Papierform vorliegen, oder aber auf dem PC gesichert sind. Wichtig ist es, dass der Arbeitgeber darüber verfügen kann, wenn es wichtig ist.
Personalakten mit Buchungsbelegen
Immer dann, wenn der Arbeitgeber in den Personalakten auch Buchungsbelege hat, müssen diese Unterlagen 10 Jahre aufgehoben werden. Und müssen eben nur diese einzelnen Details 10 Jahre zugänglich sein, alles andere kann dann, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, aus der Personalakte entfernt werden.
Schon alleine dieser kurze Überblick zeigt, dass die Verwaltung einer Personalakte recht umfangreich ist. Die Aufbewahrung der Personalakte ist die eine Seite, dass dabei aber auch Pflichten und Fristen gelten, die andere. Gut beraten sind all die Unternehmen, die ihre notwendigen Unterlagen der einzelnen Akten über einen Zeitraum von 10 Jahren aufheben.
WICHTIG: Personalakten nach dem Bundesdatenschutzgesetz aufheben und vernichten
Ein entscheidender Punkt, den die Arbeitgeber einhalten müssen, ist bei der Vernichtung der Personalunterlagen zu sehen. Wenn alle möglichen Aufbewahrungsfristen der Personalakten abgegolten sind, müssen diese vernichtet werden. Dabei dürfen sie nicht einfach in den Papiermüll, sondern müssen sie so entsorgt werden, dass kein anderer Zugang zu den Daten oder Akten hat.
Gleiches ist auch schon in der Zeit der Aufbewahrung der Personalakte sehr wichtig. Niemand anderes, außer der Mitarbeiter der Personalabteilung darf Zugriff auf die Daten der Mitarbeiter haben. Dieses verbietet das Bundesdatenschutzgesetz, um die Mitarbeiter und ihre persönlichen Daten zu schützen.