Welche Aufbewahrungsfristen es bei Lohnunterlagen gibt

In jedem Unternehmen gibt es bergeweise Unterlagen. Gerade dann, wenn viele Arbeitnehmer eingestellt sind, machten die Lohnunterlagen da einen Großteil der Dokumente aus. Alljährlich, wenn hier aufgeräumt wird, stellen sich viele die Frage, bei welchen Lohnunterlagen die Aufbewahrungsfristen nun abgelaufen sind. Die Aufbewahrungspflicht bei Lohnunterlagen ist nach dem Handelsgesetzbuch geregelt, und besagt, dass ein Unternehmen sich 6 oder 10 Jahre an die Dokumente binden muss.
Welche Aufbewahrungsfristen bei Lohnunterlagen der Arbeitgeber einzuhalten hat, ist im weiteren Verlauf genau erklärt.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Aufbewahrungsfristen bei Lohnkonten
  2. Aufbewahrungsfristen der übrigen Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten
  3. Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen, wenn diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind
  4. Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen privater Haushalte

Aufbewahrungsfristen bei Lohnkonten

aktenstapel 2Das Lohnkonto muss jeder Arbeitgeber für seine Angestellten führen. Es ist für die steuerlichen Dinge des Unternehmens sehr wichtig. Auch bei geringfügig Beschäftigten ist ein solches Lohnkonto anzulegen, egal ist es da erst einmal, dass hier ja gar keine Abgaben anfallen werden. Die Vorgabe dazu liefert der § 28f Abs. 1 SGB IV. Punkte, die das Lohnkonto tragen müssen, sind ebenso vorgeschrieben. Die Unterlagen gelten als sehr wichtig, wenn es um die steuerrechtlichen Angelegenheiten des Unternehmens geht, und sind ein wichtiger Bestandteil für die Bescheinigungspflicht eines Unternehmens.
Genaue Vorgaben, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist neben dem schon genannten Paragrafen nicht gemacht. Das Unternehmen hat hier eigentlich freie Hand, muss aber für den Fall einer Betriebsprüfung eben die Unterlagen, Monat für Monat, auf die einzelnen Jahre aufgeteilt und von jedem Mitarbeiter nachweisen können.
Das Gesetz, § 41 EStG, sieht für die Lohnkonten eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vor. Eingeschlossen sind da alle weiteren Unterlagen, die zum Lohnkonto eines jeden Arbeitnehmers gehören. Wichtig zu wissen ist es, dass die Aufbewahrungsfrist zum Ende eines Kalenderjahres beginnt, für das die Aufzeichnungen gelten. In der Regel wird jedes Unternehmen nämlich erst zum Ende des Jahres eine Aufrechnung der Lohnkonten vornehmen.

Aufbewahrungsfristen der übrigen Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten

Neben den Lohnkonten sind viele weitere Unterlagen wichtig, die für den Lohnsteuerabzug eines jeden Mitarbeiter gebraucht werden. Dazu gehören etwa:

  • Freistellungsbescheinigungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Fahrtenbücher
  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz
  • Arbeitszeitliste

viele AktenstapelBei all diesen Unterlagen kann gesagt werden, dass sich die Aufbewahrungsfrist auf 6 Jahre erstreckt. Die Aufbewahrungspflicht der Lohnunterlagen beginnt auch hier am letzten Tag des Kalenderjahres, aus dem die Unterlagen stammen. So endet die Aufbewahrung der Dokumente aus dem Jahr 2013 damit am 31. Dezember 2019.
Wie in allen anderen Fällen auch kann die Aufbewahrungsfrist verlängert werden. Wenn das Kalenderjahr steuerlich noch nicht abgeschlossen ist oder eine Buchprüfung noch läuft, kann sie verlängert werden.

Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen, wenn diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind

Bei den Lohnunterlagen, die gleichzeitig auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. So müssen all die Dokumente, die den Lohnunterlagen angehören, aber auch der Gewinnermittlung länger aufgehoben werden, als die anderen Unterlagen. Zu dieser Sorte gehören Unterlagen, wie:

  • Lohnlisten
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen
  • Buchungsbelege
  • Inventarlisten

Die nachfolgende Tabelle zeigt noch einmal deutlich, welche Unterlagen welchen Aufbewahrungsfristen unterliegen:

Art der Unterlagen Aufbewahrungsfrist
Abrechnung von Aushilfen 10 Jahre
Meldung bei der Krankenkasse bis zum Ende des Jahres, das auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgt
Buchungsbelege für die Finanzbuchhhaltung 10 Jahre
Lohn- und Gehaltskonten 6 oder 10 Jahre
Lohnsteueranmeldung 10 Jahre
Lohnsteuerkarte bis zum Ende des Jahres, oder bis das Beschäftigungsverhältnis endet
Quittung über Zahlung des Arbeitslohns 10 Jahre

Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen privater Haushalte

Anders sieht es da bei den Lohnunterlagen der Privatpersonen auf. Eine gesetzliche Pflicht, dass sie einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, gibt es nicht. Angeraten wird es aber, dass diese dennoch nicht direkt vernichtet werden. Gerade in Bezug auf die Rentenzahlung kann es ratsam sein, dass diese ein Leben lang, spätestens aber bis zum Rentenalter aufgehoben werden. Wer die Aufbewahrung da nicht macht, der wird bei der Berechnung der Rentenhöhe schnell merken, dass Abweichungen, die geklärt werden müssen, nicht belegt werden können. Gerade Frauen, die in Erziehungsurlaub waren, werden auf diese Problematik stoßen. Wer dem Rentenversicherungsträger nicht belegen kann, welche Zeiten für den Rentenbezug angerechnet werden müssen, der wird mitunter deutlich weniger an Rentenzahlungen bekommen. Wäre die Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen eingehalten worden, so würde das Geld so fließen, wie eigentlich vorgesehen.