Welche Aufbewahrungsfristen bei Lieferscheinen gelten
Wer Waren kauft, der bekommt dafür auch einen Lieferschein. Und diese gilt es, als Unternehmer aufzubewahren. In der Abgabenordnung ist genau geregelt, wie lange die Aufbewahrungsfrist für die Lieferscheine ist, viele wissen aber schon mit einem Lieferschein gar nichts anzufangen. Der Grund ist der, dass nicht jedes Dokument, wo Lieferschein draufsteht, nur als Lieferschein angesehen wird.
Inhaltsverzeichnis:
- Problematik bei der Abgrenzung von Lieferscheine
- Welcher Zeitraum ist nun für die Lieferscheine die Aufbewahrungsfrist
- In welcher Form müssen die Lieferscheine aufgehoben werden?
- Fristverlängerung bei den Aufbewahrungsfristen der Lieferscheine
Problematik bei der Abgrenzung von Lieferscheine
Lieferscheine gehören zu den Handelsbriefen. Sie belegen, dass Waren ausgeliefert worden sind, geben Auskunft über das Datum und über die Stückzahl. Doch zeigt es sich heute, dass immer weniger Geschäftsvorfälle einen Lieferschein haben. Heute wird meist sogar ganz auf das Aufstellen des Lieferscheins verzichtet. Bei anderen wird die Rechnung gleichzeitig auch als Lieferschein genutzt. Wieder andere geben Frachtbriefe aus, die auch als Lieferschein gelten. Wer Ordnung in seine eigenen Unterlagen bringen muss, der wird daher nicht immer einen Lieferschein auch als diesen erkennen. Und schon beginnt das Problem, wenn die Aufbewahrungspflicht der Lieferscheine eingehalten werden soll. Welche Dokumente sind Lieferscheine – und wie lange müssen sie dann nun aufbewahrt werden.
Zu empfehlen ist es daher, sich alle Dokumente, die für einen geschäftlichen Vorgang bestimmt sind, auch genau angesehen werden. Vielleicht ist die Rechnung gleichzeitig auch der Lieferschein, vielleicht wurde ein solcher auch gar nicht ausgestellt. Pro Geschäftsvorfall wird es ein Dokument geben, welches die Lieferung in Auftrag gibt, die Bestätigung des Auftrags, eine Lieferanzeige, die Rechnung, einen Lieferschein und einen Zahlungsbeleg. Nicht jeder wird all diese Unterlagen haben, aber sieht genau so der Idealfall aus, mit dem die Buchführung am einfachsten zu handhaben ist.
Welcher Zeitraum ist nun für die Lieferscheine die Aufbewahrungsfrist
Fall 1: Der Lieferschein liegt auch als solcher vor
Wenn es zu einem Geschäftsvorfall einen eigenen Lieferschein gibt, dann wird dieser als Handelsbrief angesehen. § 147 der Abgabenordnung besagt, dass Handelsbriefe 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. In diesem Fall ist die Aufbewahrungsfrist für die Lieferscheine also genau sechs Jahre. Beachtet werden muss dabei aber, dass nicht dann, wenn der Lieferschein erstellt wird, auch die Frist beginnt. Nein, sie beginnt immer erst zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Lieferschein ausgestellt worden ist. Ein Lieferschein aus dem Jahr 2013 wird daher auch erst am 31.Dezember 2019 vernichtet werden können.
Fall 2: Der Lieferschein geht aus der Rechnung hervor
Wenn die Rechnung gleichzeitig Lieferschein und Rechnung ist, dann wird dieses nicht mehr zu den Handelsbriefen gezählt. In diesem Fall gilt die, dass die Lieferschein Aufbewahrungsfrist die ist, die auch für die Rechnungen eines Unternehmens gelten: 10 Jahre. Rechnungen gehören in die Sparte der Buchungsbelege und das Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Buchungsbelege über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzuheben. Mit dem Ablauf des 10. Jahres, nachdem die Rechnung ausgestellt worden ist, wird diese dann erst aus den eigenen Unterlagen entfernt werden können.
In welcher Form müssen die Lieferscheine aufgehoben werden?
Die Lieferscheine müssen nicht immer im Original aufgehoben werden. Ein Unternehmen, welches viele Geschäftsvorfälle über einen längeren Zeitraum hat, wird schnell merken, wie sich die Akten stapeln. Daher ist es jedem erlaubt, die Lieferscheine auch elektronisch zu erfassen. Dabei muss aber sichergestellt werden, dass die Lieferscheine bildlich und inhaltlich übereinstimmen. So können die einzelnen Belege eingescannt werden. Sie gelten aber nur dann als richtig, wenn darauf ein Eingangsstempel auch als dieser auszumachen ist. Dieses ist gerade bei elektronisch übermittelten Daten von Bedeutung. Sie müssten, damit alles seinen richtigen Gang geht, also erst ausgedruckt, mit dem Stempel versehen und dann ggf. wieder eingescannt werden.
Fristverlängerung bei den Aufbewahrungsfristen der Lieferscheine
Auch bei den Lieferscheinen kann es zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsfrist kommen. Dieses ist immer dann der Fall, wenn der Vorgang steuerlich noch nicht abgeschlossen ist. So kann durch eine Außenprüfung genau das Kalenderjahr, welches eigentlich archiviert werden kann, steuerlich relevant sein. Mit der Außenprüfung wird sich also die Aufbewahrungspflicht der Lieferscheine so verlängern, wie es Zeit braucht, um den Vorgang steuerlich abzuschließen.